Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z usług The Cuban Place, a także użytkowników strony internetowej prowadzonej przez The Cuban Place.
Polityka ma zastosowanie w szczególności do osób zapisujących się na kursy i zajęcia taneczne, uczestników zajęć, klientów, rodziców i opiekunów prawnych osób małoletnich, osób kontaktujących się z The Cuban Place oraz osób korzystających ze strony internetowej i jej formularzy.
§ 1. Definicje
Na potrzeby niniejszej Polityki prywatności:
- Administrator / TCP – KUBICZ PLACE DANIEL KUBICZ z siedzibą w Warszawie przy ul. Białobrzeskiej 32, 02-341 Warszawa, prowadzący działalność pod nazwą The Cuban Place.
- Użytkownik – każda osoba korzystająca ze strony internetowej TCP.
- Uczestnik / Tancerz – osoba zapisana na kurs lub zajęcia organizowane przez TCP.
- Klient – osoba pełnoletnia zawierająca umowę z TCP we własnym imieniu lub w imieniu osoby małoletniej jako jej przedstawiciel ustawowy lub opiekun prawny.
- RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
§ 2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest:
KUBICZ PLACE DANIEL KUBICZ
ul. Białobrzeska 32
02-341 Warszawa
tel.: 692 455 326
e-mail: kubiczplace@gmail.com
Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:
- e-mailowo: kubiczplace@gmail.com lub kontakt@thecubanplace.pl,
- korespondencyjnie: na adres siedziby Administratora.
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.
§ 3. Jakie dane osobowe przetwarzamy?
W zależności od sposobu korzystania z usług TCP możemy przetwarzać:
- Dane identyfikacyjne, w szczególności:
- imię i nazwisko,
- dane osoby małoletniej uczestniczącej w zajęciach;
- Dane kontaktowe:
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- adres korespondencyjny, jeżeli jest wymagany;
- Dane dotyczące uczestnictwa w zajęciach:
- wybrany kurs,
- grupa,
- terminy zajęć,
- obecność na zajęciach,
- informacje dotyczące karnetu;
- Dane dotyczące płatności i rozliczeń;
- Dane niezbędne do wystawienia dokumentów księgowych;
- Dane rodzica lub opiekuna prawnego osoby małoletniej;
- Dane zawarte w korespondencji prowadzonej z TCP;
- Dane zawarte w reklamacjach, oświadczeniach o odstąpieniu od umowy oraz innych zgłoszeniach;
- Wizerunek utrwalony na zdjęciach lub nagraniach – jeżeli został wykonany i jest wykorzystywany zgodnie z obowiązującymi zasadami;
- Dane dotyczące bezpieczeństwa, w tym dane utrwalone przez monitoring wizyjny, jeżeli jest stosowany;
- Dane techniczne dotyczące korzystania ze strony internetowej, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym oraz logach serwera;
- Dane zbierane za pomocą plików cookies i podobnych technologii.
TCP pozyskuje dane przede wszystkim bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jej rodzica lub opiekuna prawnego albo osoby dokonującej zapisu w jej imieniu.
§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Dane osobowe mogą być przetwarzane przez TCP w następujących celach:
1. Zawarcie i wykonanie umowy
Dane są przetwarzane w celu:
- obsługi zapisów na kursy i zajęcia,
- potwierdzenia dostępności miejsca,
- zawarcia i wykonania umowy,
- prowadzenia list uczestników,
- prowadzenia list obecności,
- organizacji zajęć,
- kontaktowania się z uczestnikiem w sprawach organizacyjnych,
- przekazywania materiałów edukacyjnych,
- wydania certyfikatu,
- organizacji pokazów i wydarzeń artystycznych,
- obsługi rezygnacji i odstąpienia od umowy.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
2. Kontakt organizacyjny
Dane mogą być wykorzystywane do kontaktowania się z uczestnikami w sprawach dotyczących:
- terminów zajęć,
- zmian harmonogramu,
- odwołania lub zastępstwa instruktora,
- organizacji pokazów,
- zapisów,
- płatności,
- spraw administracyjnych.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz, w odpowiednim zakresie, art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na sprawnej organizacji działalności TCP.
3. Płatności i rozliczenia
Dane mogą być przetwarzane w celu obsługi płatności, rozliczenia usług oraz wystawiania i przechowywania dokumentów księgowych.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO.
Jeżeli TCP korzysta z zewnętrznego operatora płatności, dane niezbędne do wykonania transakcji mogą być przekazywane temu operatorowi.
4. Wykonywanie obowiązków prawnych
Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności prawa podatkowego i rachunkowego.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
5. Reklamacje, roszczenia i postępowania
Dane mogą być przetwarzane w celu:
- rozpatrywania reklamacji,
- ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
- prowadzenia korespondencji dotyczącej sporów,
- zabezpieczenia materiału dowodowego.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
6. Bezpieczeństwo osób i mienia
Jeżeli na terenie TCP stosowany jest monitoring, dane mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób, ochrony mienia oraz wyjaśniania zdarzeń.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
7. Marketing własnych usług
Jeżeli użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę, TCP może wykorzystywać jego dane kontaktowe w celu przesyłania informacji o:
- nowych kursach,
- warsztatach,
- wydarzeniach,
- promocjach,
- innych usługach TCP.
Podstawą prawną przetwarzania danych w zakresie wymagającym zgody jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz odpowiednie przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej.
Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie.
8. Wykorzystanie wizerunku
Zdjęcia i nagrania mogą być wykonywane podczas zajęć, warsztatów, pokazów oraz wydarzeń organizowanych przez TCP.
Wykorzystanie wizerunku uczestnika w celach promocyjnych, w szczególności na stronie internetowej, w mediach społecznościowych lub materiałach reklamowych, odbywa się na podstawie odpowiedniej zgody, jeżeli jest ona wymagana.
Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Zgoda na wykorzystanie wizerunku jest dobrowolna i nie jest warunkiem uczestnictwa w zajęciach.
9. Funkcjonowanie strony internetowej
Dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce i logach serwera, mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony internetowej.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
§ 5. Płatności online
Jeżeli TCP umożliwia dokonywanie płatności online, płatności mogą być obsługiwane przez zewnętrznego operatora płatności.
Dane przekazywane operatorowi płatności obejmują wyłącznie informacje niezbędne do realizacji i rozliczenia transakcji.
Operator płatności może być odrębnym administratorem danych osobowych i przetwarzać dane zgodnie z własną polityką prywatności.
TCP nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych, jeżeli płatność kartą jest obsługiwana bezpośrednio przez operatora płatności.
§ 6. Formularze kontaktowe i zapisy
Jeżeli strona internetowa umożliwia przesłanie formularza kontaktowego lub formularza zapisu na zajęcia, dane przekazane za jego pośrednictwem mogą być wykorzystywane w celu:
- odpowiedzi na wiadomość,
- obsługi zapisu,
- kontaktu w sprawie kursu,
- zawarcia umowy,
- udzielenia informacji o ofercie.
Zakres wymaganych danych jest ograniczony do informacji niezbędnych do realizacji konkretnego celu.
§ 7. Narzędzia analityczne i marketingowe
Strona internetowa TCP może korzystać z narzędzi podmiotów trzecich, takich jak:
- Google Analytics,
- Meta Pixel,
- Google Ads,
- narzędzia do obsługi formularzy,
- narzędzia do zarządzania zgodami cookies.
Narzędzia analityczne i marketingowe, które wymagają zgody użytkownika, są uruchamiane dopiero po jej uzyskaniu za pośrednictwem mechanizmu zarządzania zgodami.
§ 8. Pliki cookies
Strona internetowa TCP wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie.
Cookies mogą być wykorzystywane w celu:
- prawidłowego działania strony;
- zapewnienia bezpieczeństwa;
- zapamiętywania ustawień użytkownika;
- prowadzenia statystyk;
- analizy ruchu na stronie;
- prowadzenia działań marketingowych;
- poprawy funkcjonalności strony.
Rodzaje cookies
W zależności od funkcji wyróżnia się:
- cookies niezbędne – konieczne do prawidłowego działania strony;
- cookies analityczne – wykorzystywane do analizy korzystania ze strony;
- cookies marketingowe – wykorzystywane do celów reklamowych i marketingowych.
Cookies inne niż niezbędne są wykorzystywane zgodnie z obowiązującymi przepisami i – jeżeli jest to wymagane – dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika.
Użytkownik może w każdej chwili zmienić swoje ustawienia cookies za pomocą dostępnego na stronie mechanizmu zarządzania zgodami lub ustawień swojej przeglądarki.
§ 9. Monitoring
Jeżeli teren TCP jest objęty monitoringiem wizyjnym, monitoring służy przede wszystkim:
- zapewnieniu bezpieczeństwa osób,
- ochronie mienia,
- zapobieganiu zdarzeniom zagrażającym bezpieczeństwu,
- wyjaśnianiu incydentów,
- zabezpieczeniu materiału dowodowego.
Nagrania są przechowywane przez okres nie dłuższy niż 14 dni, chyba że konkretne nagranie stanowi dowód w postępowaniu lub jego zachowanie jest niezbędne do dochodzenia albo obrony roszczeń. W takim przypadku nagranie może być przechowywane do czasu zakończenia odpowiedniego postępowania.
Nagrania mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
Monitoring prowadzony przez TCP ma charakter wizyjny. Rejestrowanie dźwięku wymaga odrębnej analizy prawnej i nie jest objęte niniejszym postanowieniem.
§ 10. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym TCP w prowadzeniu działalności, w szczególności:
- dostawcom hostingu i usług IT,
- dostawcom poczty elektronicznej,
- dostawcom systemów zapisów i rezerwacji,
- operatorom płatności,
- dostawcom narzędzi analitycznych,
- dostawcom narzędzi marketingowych,
- biuru rachunkowemu,
- kancelariom prawnym i doradcom,
- podmiotom świadczącym usługi administracyjne,
- podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
W zależności od charakteru świadczonej usługi podmioty te mogą działać jako podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora albo jako niezależni administratorzy danych.
§ 11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
W przypadku korzystania z usług dostawców mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym lub korzystających z infrastruktury znajdującej się poza EOG, dane mogą być przekazywane do państw trzecich.
W takich przypadkach Administrator zapewnia stosowanie mechanizmów przewidzianych przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych, jeżeli są one właściwe dla danego transferu.
§ 12. Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
W szczególności:
- dane związane z realizacją umowy – przez okres jej obowiązywania oraz przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony roszczeń;
- dane wymagane do celów podatkowych i rachunkowych – przez okres wynikający z obowiązujących przepisów;
- dane dotyczące reklamacji – przez okres niezbędny do jej rozpatrzenia, a następnie przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony roszczeń;
- dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, z uwzględnieniem okresu niezbędnego do wykazania prawidłowości wcześniejszego przetwarzania;
- dane marketingowe – do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu, zależnie od podstawy prawnej;
- nagrania monitoringu – co do zasady do 14 dni, chyba że zachodzi konieczność ich dalszego przechowywania;
- dane zawarte w korespondencji – przez okres niezbędny do obsługi sprawy oraz ewentualnej obrony przed roszczeniami.
Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane lub anonimizowane.
§ 13. Przekazywanie danych przez osobę zapisującą inną osobę
Jeżeli Klient dokonuje zapisu na zajęcia w imieniu innej osoby, powinien posiadać podstawę do przekazania jej danych Administratorowi.
W przypadku zapisu osoby małoletniej dane mogą być przekazywane przez jej rodzica lub przedstawiciela ustawowego.
§ 14. Dane osób małoletnich
TCP może przetwarzać dane osób małoletnich w zakresie niezbędnym do organizacji i prowadzenia zajęć.
Dane rodzica lub opiekuna prawnego mogą być przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy, kontaktu oraz realizacji obowiązków związanych z uczestnictwem dziecka w zajęciach.
Wykorzystanie wizerunku osoby małoletniej w celach promocyjnych odbywa się na podstawie odpowiedniej zgody rodzica lub opiekuna prawnego, jeżeli zgoda jest wymagana.
Brak zgody na wykorzystanie wizerunku nie wpływa na możliwość uczestnictwa dziecka w zajęciach.
§ 15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
TCP nie podejmuje wobec uczestników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
Jeżeli wykorzystywane przez TCP narzędzia marketingowe umożliwiają tworzenie grup odbiorców lub dobieranie reklam na podstawie aktywności użytkowników, takie działania odbywają się zgodnie z obowiązującymi zasadami dotyczącymi cookies i zgód marketingowych.
§ 16. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – w zakresie przewidzianym przez RODO – prawo do:
- dostępu do swoich danych;
- otrzymania kopii danych;
- sprostowania danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
Kontakt w celu realizacji praw
W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem:
kontakt@thecubanplace.pl
Administrator rozpatruje żądania zgodnie z terminami przewidzianymi w RODO.
§ 17. Prawo do wniesienia skargi
Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO, ma prawo wnieść skargę do:
Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa
§ 18. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed:
- nieuprawnionym dostępem,
- utratą,
- zniszczeniem,
- przypadkową zmianą,
- nieuprawnionym ujawnieniem,
- innymi formami niezgodnego z prawem przetwarzania.
Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione lub podmioty, którym dostęp jest niezbędny do realizacji określonych usług.
§ 19. Zmiany Polityki prywatności
Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w szczególności w przypadku:
- zmian przepisów prawa,
- zmian sposobu prowadzenia działalności.